Uno de los momentos cruciales en los que poner a prueba vuestros conocimientos de inglés comercial es sin duda la participación en eventos promocionales como ferias, trade shows, o en visitas comerciales, business trips.
En esta ocasión, vamos a centrarnos en presentar unas breves recomendaciones para que podáis organizar con éxito vuestra participación en una feria internacional. Existen numerosas ferias internacionales, que suelen ser de carácter monográfico, y que están dedicadas a distintos sectores, industries.
El objetivo es sin duda que los clientes potenciales, leads, conozcan nuestra empresa, productos o servicios («lo que no se conoce, no existe»).
1. ¿Por dónde empiezo?
Con anterioridad a la celebración de la feria, es conveniente visitar el sitio web de la organización del evento para obtener la lista de expositores, exhibitors list, y un plano del recinto, site plan. De esta forma, podremos saber, por ejemplo, qué competidores, competitors, van a estar presentes y qué colaboradores, partners, podremos visitar.
Es recomendable hacer un mailing previo para informar a los clientes, clients, proveedores, suppliers, tanto actuales como potenciales, o a nuestros posibles visitantes, visitors, de nuestra presencia en la feria. Este podría ser un ejemplo correo electrónico de invitación:
Dear Customer/Supplier,
We are pleased to inform you that we are exhibiting at the London Trade Show to be held from May 3 to May 6.
We will be delighted to welcome you in our stand 121 located in Hall 5.
We hope we can meet you there to discuss our recent launches and new business proposals.
Best Regards,
DV
Export Manager
En caso de organizar reuniones en el stand, podríamos ir elaborando una agenda de reuniones, meeting schedule, diaria.
2. ¿Tengo toda mi documentación traducida, al menos, al inglés?
«¡Vaya! Con todo el lío de preparar la logística de la feria, organizar el stand, las muestras, samples, que se van a presentar, los vuelos y el alojamiento, accomodation, no he caído en la cuenta de traducir mis elementos promocionales». Aunque parezca mentira, esto puede llegar a pasar.
¡No os preocupéis! Un despiste lo tiene cualquiera… no hay problema de este tipo que no puedan resolver vuestros aliados en los mercados internacionales: LOS TRADUCTORES. Podéis contar con este colectivo para traducir vuestras presentaciones comerciales, business presentations, catálogos, catalogues, dípticos, leaflets o incluso los informes corporativos, corporate reports.
¡Dejad esta tarea en manos de profesionales para que podáis dedicar vuestro tiempo en lo que verdaderamente importa para la empresa!
Eso sí, hay que procurar encargar estos trabajos con la suficiente antelación para que el profesional de la traducción pueda hacer su trabajo convenientemente.
Se debe tener al menos una versión en inglés de toda la documentación que nos sirva para comunicar quiénes somos y qué hacemos, aunque también se pueden elaborar versiones en otros idiomas dependiendo de nuestro mercado objetivo, target market.
3. ¿Cómo recibo a mis potenciales clientes en mi stand?
En la atención presencial de los visitantes al stand es donde podéis practicar todas las destrezas orales del inglés comercial, pero no solo desde la perspectiva de la comunicación verbal, sino también de la de la comunicación no verbal.
Unos miniconsejos para no atropellarse:
— Respira hondo y relájate;
— Habla con el volumen y el ritmo adecuados;
— Escucha atentamente, y si tienes dudas, solicita la repetición de la información (Excuse me! Could you please say that again/repeat? );
— Recurre a la comunicación no verbal (señala con la mano, presenta productos, etc.) es lo bueno de la comunicación presencial;
— Ten en cuenta que son ambientes ruidosos y con una actividad frenética, pero también suele ser un ambiente más relajado que el de una reunión comercial, business meeting, al uso.
Si os interesa saber más sobre comunicación verbal y no verbal en contextos de negociación internacional o negociación en inglés, podéis entrar aquí.
4. ¿Qué documentación debo proporcionarles?
Es importante que, tras haber mantenido una breve charla o haberle presentado nuestro último lanzamiento al mercado, nuestro visitante pueda llevarse consigo material promocional que puede ser documental o de merchandising.
En cuanto a la documentación, como ya hemos indicado, algunos de los documentos que se pueden entregar son catálogos, dípticos o informes comerciales de nuestra empresa.
Recordad que una presentación excelsa de la documentación, no solo desde el punto de vista de un diseño impecable, sino también desde el punto de vista de una traducción de calidad, del mensaje que deseamos transmitir como empresa, es una tarjeta de presentación incomparable.
¿De qué sirve hacer un gran esfuerzo en comprar una magnífica caja de regalo, un papel de regalo espléndido, de gran calidad, con un pomposo lazo dorado si lo que regalamos es un producto de todo a cien? ¿A que no tiene sentido?
Pues igual pasa con invertir recursos en contratar una empresa de marketing para que nos diseñe unos materiales promocionales chulos con un gran diseño gráfico, una excelente presentación, de una elaborada calidad… y esto lo hacemos para «envolver» una traducción que no esté a la altura de ese esfuerzo.
¡Ah! Y que no se te olvide la tarjeta de empresa, business card.
5. ¿Cómo hago el seguimiento?
Puede que la fase de seguimiento, follow-up, sea una de las más importantes a la hora de “cerrar el círculo” de una participación en una feria internacional.
Supone un gran esfuerzo, y hay que estar preparado para sistematizarlo, ya que generalmente vas a tener que ponerte en contacto con muchas de las personas que se pasaron por el stand durante la feria.
El método de contacto dependerá en gran medida del interés empresarial o las expectativas, por lo que tendrás que elegir si realizar un seguimiento telefónico o por correo electrónico. En el primer caso, podéis recordar algunas de las pautas para la atención telefónica al cliente en inglés aquí. Mientras que, si optáis por hacer un seguimiento por correo electrónico, os recomendamos hacer una plantilla que podría ser como la siguiente:
Dear Ms. Collins,
It was a pleasure to have you in our stand during the London Trade Show.
We hope you found interesting our new launches to the market, and our very special offer for your catalogue renewal.
Please let me know if you need further information before taking a final decision on your next purchase order.
Best Regards,
VD
CEO
Preparación, cero improvisación y empeño en seguir trabajando en vuestro inglés comercial son garantía de éxito en vuestra aventura en entornos empresariales internacionales.