Guía breve de contratación de servicios de traducción para pymes y autónomos

Hace unos días una inmobiliaria se puso en contacto conmigo para solicitarme un servicio de traducción. Se trataba de un contrato de arrendamiento de una vivienda cuya extensión equivalía a unos tres días de trabajo. Lamentablemente, el proyecto no llegó a concretarse porque la firma del contrato estaba fijada para el día siguiente.

Esta experiencia reciente me ha llevado a reflexionar sobre el desconocimiento —comprensible, por otro lado, si no se está acostumbrado a requerir este tipo de servicios— de algunos colegas autónomos y pymes a la hora de solicitar un servicio de traducción de algún tipo de documento empresarial.

Por lo tanto, a continuación, exponemos una breve guía de cuestiones que los colegas autónomos y pymes han de tener en cuenta a la hora de contratar servicios de traducción. Pero antes de entrar en materia, es recomendable hacer una serie de observaciones a modo introductorio.

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¿Qué entendemos por documentos empresariales?

Cualquier documento que emita, elabore o redacte una empresa se considera documento empresarial. Algunos pueden ser muy evidentes como catálogos de productos, fichas técnicas o dípticos promocionales, es decir, todo lo referido a elementos de comunicación empresarial.

Sin embargo, también consideramos dentro de esta categoría documentos de carácter legal como los contratos (compraventa, arrendamiento, transferencia tecnológica, etc.), comercial (conocimientos de embarque, listas de contenidos, facturas, entre otros), administrativo (por ejemplo, certificados o formularios de candidatura de proyectos europeos) e incluso aquellos con fines de comunicación con inversores o de auditoría (informes de actividad y contables). La correspondencia comercial como correos electrónicos y faxes también entrarían a formar parte de esta amplia categoría de documento empresarial.

Especialidades de traducción

Cada una de estas tipologías de documentos conforman lo que en traducción se denominan «especialidades de traducción» o campos de especialización de los traductores. Así pues, existen numerosas especialidades o campos de especialización: jurídica, comercial, administrativa, técnica, económica, financiera, etc. Además de todas estas que serían propias de la documentación empresarial, también existen otras especialidades como la audiovisual —subtitulado, doblaje— o institucional o del sector público, entre otras muchas.

¿Traducción simple o traducción jurada?

Otro factor que el empresario ha de tener en cuenta antes de contratar el servicio es si necesita una traducción simple o una traducción jurada (también llamada traducción oficial o certificada) —no confundir con la especialidad de traducción jurídica—. Es probable que este perfil de cliente distinga la diferencia entre estos dos servicios en función de sus necesidades y del trámite para el que requiera la traducción, pero no está de más aclarar este punto antes de contratar el servicio (esta falta de diferenciación se plantea más a menudo a nivel del cliente particular o nivel consumidor).

Hay que recordar que en España las traducciones juradas son traducciones de cualquier tipo de documento y especialidad —jurídica, comercial, técnica, médica, etc.— que han de ser realizadas por profesionales nombrados por el MAEC como traductor-intérprete jurado. En líneas generales, las traducciones juradas sirven para certificar la fidelidad del texto traducido con respecto al texto original de un documento. Este servicio de traducción jurada se suele requerir la realización de trámites administrativos ante administraciones públicas, registros o instituciones académicas, entre otras. 

Una vez que hemos determinado el tipo de documentos empresariales que suelen ser objeto de traducción, las especialidades de traducción y la tipología del servicio, ha llegado la hora de centrarnos en los dos elementos críticos para la prestación del servicio: el plazo y la tarifa de traducción.

Con objeto de que nuestros colegas autónomos y pymes sean conscientes de qué plazo pueden esperar para un determinado documento y en qué forma pueden esperar que se les presente el presupuesto del servicio, vamos a analizar ambas variables.

1. Plazo de prestación del servicio

El elemento que va a determinar el plazo de elaboración y entrega de una traducción —y su precio— va a ser la extensión del texto. Está claro que una mayor extensión, esto es, cantidad de palabras que hay que traducir, conllevará un mayor volumen de trabajo y, por lo tanto, más tiempo.

Para nuestros colegas empresarios profanos en la materia, hay que decir que un traductor podría traducir de media unas 2500 palabras al día —jornada de ocho horas—, por lo que, si se conoce la extensión del documento, podremos tener una idea orientativa de qué plazo nos va a dar el traductor para completar el encargo.

Así pues, en el caso que comentábamos al principio, el responsable de la inmobiliaria podría haber sabido que la traducción de un contrato de unas 8000 palabras no se podía hacer para el día siguiente, que era el plazo pretendido para dicho encargo.

Este sería el plazo «de salida» para traducir, pero la mayoría de los traductores no solo traducen, sino que pueden completar dicha actividad con otras conexas, que influirán igualmente en el plazo final de entrega del trabajo —y posiblemente en la tarifa final que se aplique—.

Por actividades conexas a la traducción nos referimos, por ejemplo, a la labor de revisión del texto traducido, las de tratamiento del documento dependiendo del formato del documento original objeto de traducción —tratamiento de archivos .jpg, por ejemplo— u otros servicios complementarios como los de maquetación que en ocasiones presta el propio traductor.

Por lo tanto, teniendo en cuenta todas estas pautas, nuestros colegas autónomos y pymes pueden estimar un plazo para la consecución del encargo, y comenzar con las gestiones de contratación consecuentemente.

2. Tarifa del servicio

Como ya se ha indicado, la tarifa también va a depender de la extensión del texto y de la inclusión o no de las actividades conexas mencionadas anteriormente.

La base de la tarifa de traducción es el precio por palabra que cada traductor aplica a su servicio, y que puede variar en función de la especialidad, la combinación lingüística —no cuesta lo mismo traducir del alemán o el inglés que del japonés— o la tipología —si es simple o jurada—. Otra forma que podría adoptar la tarifa de traducción es la de un precio fijo por hora de trabajo, aunque no suele ser habitual en este contexto de documentos empresariales.

En todo caso, más allá de la tarifa por palabra, por regla general, un autónomo o una pyme cliente de un traductor puede esperar recibir una tarifa fija para el servicio de traducción propiamente dicho y otros servicios que se hayan incluido a la hora de solicitar el presupuesto.

Los presupuestos que reciben los clientes como autónomos y pymes suelen ser un precio cerrado por proyecto completo, que puede incluir traducción, revisión, tratamiento de archivos, etc., según las necesidades de cada cliente.

Para finalizar cabe repasar las cuestiones que hemos de tener en consideración a la hora de contratar un servicio de traducción:

1. Indicar la combinación de la traducción —de japonés a español, de inglés a francés, etc.—.

2. Indicar la tipología del servicio: traducción simple o jurada.

3. Detallar los servicios requeridos: traducción, revisión, maquetación, etc.

4. Consultar plazo estimado de ejecución del servicio y presupuesto del encargo.

Seguro que a partir de ahora un autónomo o una pyme tendrá más claro qué pautas habrá de considerar y qué podrá esperar a la hora de contratar servicios de traducción.

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